שמרו את הקובץ המקורי
שמרו עותק מקומי של הקובץ כפי שקיבלתם אותו, ורשמו מאיפה ומתי התקבל. עבדו על עותק נפרד. אם קיצרתם קטע לצורך האזנה נוחה, שמרו גם את ההקלטה המלאה ואת מיקומו של הקטע בתוכה.
בררו מה צריך להגיש
בדקו את סוג ההליך, הוראות ההגשה והחלטות התיק: פורמט הקבצים, דרך המסירה, שפת המסמך וכל דרישה לבדיקה, לתצהיר או לתרגום. אל תניחו שהורדה של טקסט מהאפליקציה משלימה את ההגשה.
הכינו טיוטת עבודה
העלו עותק שמותר לכם לעבד אצל ספק חיצוני. הטיוטה נועדה לעזור בחיפוש ובהאזנה חוזרת; היא אינה בודקת את מקור ההקלטה או את הזכות להשתמש בה. קראו את מדיניות הפרטיות לפני העלאת חומר רגיש.
בדקו מילים ודוברים
האזינו לשמות, לסכומים, לתאריכים ולמילות שלילה. ודאו מי אמר כל משפט, בעיקר בדיבור חופף או בתשובות קצרות. שורה נכונה תחת שם שגוי עלולה לשנות את המשמעות. אל תשאירו ניחוש שנראה כמו עובדה.
שמרו הקשר ואי־ודאות
רשמו זמן בהקלטה ושמרו גם את השאלה או המשפט שקדם לציטוט. סמנו קטע שלא הובן כלא ברור, ותעדו מה בדקתם. תיקון תמליל לא צריך להפוך לסיכום, לפרשנות או להשלמה של דבר שלא נשמע.
הפרידו הכנה מאישור
אפשר להעתיק או להוריד את טיוטת הטקסט ולהעביר אותה לבודק מורשה לפי הצורך. אם נדרשים אישור, תצהיר, בדיקה אנושית או בדיקת הקלטה, ודאו שהגורם המתאים מספק אותם בנפרד. השירות האוטומטי אינו ממלא את התפקיד הזה.